Costi nascosti nei viaggi di lavoro

Costi dei servizi alberghieri

Gli hotel rappresentano una parte significativa delle spese medie per i viaggi di lavoro, quindi è importante esaminare attentamente le tariffe durante la definizione del budget.

Il costo per notte indicato potrebbe coprire solo la camera. Alcuni hotel addebitano costi aggiuntivi per l’utilizzo dei servizi in loco, come palestra, spa o piscina.

I costi aggiuntivi del servizio alberghiero potrebbero includere per esempio le spese seguenti:

• Pulizia
• Concierge
• Lavanderia
• Parcheggio
• Deposito bagagli
• Check-in o check-out anticipati

Cosa sono le spese accessorie in un hotel?

La dicitura “spese accessorie” sulla fattura o sulla ricevuta dell’hotel si riferisce a piccoli servizi extra utilizzati dall’ospite durante il soggiorno. Possono includere:

• Servizio in camera
• Minibar
• Intrattenimento on-demand
• Telefonate

È importante notare che la maggior parte delle aziende non include queste spese accessorie tra le spese valide per i viaggi di lavoro, quindi i viaggiatori dovranno pagare di tasca propria questi costi nascosti. Quando definisci la politica di viaggio aziendale per il tuo team, assicurati di chiarire quali spese accessorie sono coperte e quali saranno invece a carico dei viaggiatori.

Costi di parcheggio

Sia che i viaggiatori utilizzino i mezzi pubblici per raggiungere una convention che dura tutta la giornata o che optino per un parcheggio sicuro in hotel, probabilmente ci sarà un costo da sostenere. Non si tratta necessariamente di un costo nascosto, ma potrebbe diventare una sorpresa se dai per scontato che il parcheggio gratuito sia incluso nell’alloggio.

Tariffe di roaming internazionali

Il pacchetto telefonico aziendale include il roaming internazionale? In caso contrario, l’amministrazione potrebbe ritrovarsi con una bolletta telefonica salata. Da uno studio risulta che le aziende statunitensi pagano fino a 693,50 $ in tariffe di roaming internazionale, per dipendente, per ogni viaggio di lavoro all’estero. E in Europa le aziende spendono circa 2,9 miliardi di euro all’anno in costi di roaming.

Le tariffe di roaming possono essere applicate per ogni minuto e megabyte di utilizzo del telefono e, dato che chi viaggia per lavoro deve essere avere sempre la connessione attiva, questi costi possono diventare notevoli.

Tariffe di accesso al WiFi

La connessione WiFi è facilmente accessibile nella maggior parte delle aree pubbliche, come aeroporti, stazioni ferroviarie e hotel. Tuttavia, non sempre è gratuita. I pass di accesso nelle aree pubbliche potrebbero comportare una spesa ulteriore di 12-18 € al giorno.

Costi delle transazioni all’estero

Per l’utilizzo delle carte di credito o di debito all’estero, potrebbe essere prevista una commissione sulle transazioni estere. L’importo varia a seconda dell’emittente della carta e dell’istituto finanziario, ma in genere è compreso tra l’1% e il 3% del valore totale della transazione. Anche se potrebbe non sembrare molto, immagina che un membro del team abbia a disposizione 1.000 € sulla carta aziendale per un viaggio di lavoro. A un tasso dell’1% ciò comporterebbe un costo aggiuntivo di 10 € in commissioni di transazione, e fino a 30 € in più se il tasso è del 3%.

IVA e imposte

Le tasse sono uno di quei costi di viaggio nascosti, spesso tralasciati nel budget. Per i viaggiatori, la principale è l’IVA, o imposta sul valore aggiunto. Le aliquote dipendono dal Paese di destinazione del viaggio e dalle relative normative fiscali, ma possono arrivare fino al 20% del costo totale di vitto, alloggio e transito. Sebbene nella maggior parte dei casi l’azienda possa recuperare l’IVA se è stata utilizzata per le spese di viaggio di lavoro, non è sempre così.

L’imposta sulle vendite è un altro costo nascosto che aumenta la spesa totale durante i viaggi e viene applicata ai beni al dettaglio.

Cancellazioni e ritardi

Che la causa siano problemi meteorologici o tecnici, i voli possono subire ritardi e le prenotazioni alberghiere possono essere cancellate. È sempre una buona idea stipulare un’assicurazione di viaggio a copertura dei costi di cancellazioni e ritardi, ma ciò comporta un costo aggiuntivo.

Se la tua azienda ha bisogno di modificare una prenotazione per un cambio di programma non previsto, tieni presente che le penali di cancellazione variano notevolmente a seconda del fornitore. Leggi sempre i termini e le condizioni prima di prenotare, scegliendo opzioni di viaggio flessibili ove possibile.

Perché è importante fare attenzione a questi costi nascosti?

I viaggi aziendali sono un grande business in tutto il mondo e costano miliardi alle aziende. In Cina, la spesa annua totale per i viaggi di lavoro è stata di 372,5 miliardi di dollari, mentre gli Stati Uniti hanno speso 361,6 miliardi di dollari e il Regno Unito 51,5 miliardi di dollari.

Il settore dei viaggi sta sfruttando al massimo le opportunità generate dall’effetto rimbalzo post-pandemico. I costi dei voli sono aumentati vertiginosamente poiché le compagnie aeree cercano di recuperare i profitti persi e la domanda è elevata. Tutto ciò significa che le aziende devono tenere d’occhio i budget per i viaggi più che mai, in particolare le PMI che potrebbero dover operare con margini più ristretti. Ogni centesimo conta e tutti questi costi nascosti apparentemente piccoli si sommano, mettendo a dura prova il budget.

Suggerimenti per ridurre i costi di viaggio nascosti

Essere consapevoli di aspetti come le spese per il bagaglio in eccesso e il costo dei servizi alberghieri è il primo passo per evitarli. Segui i nostri suggerimenti per ridurre i costi nascosti e contenere le spese per i viaggi di lavoro:

1. Viaggiare leggeri: evita le costose spese per il bagaglio in eccesso incoraggiando i viaggiatori a portare il minimo indispensabile e leggere le norme sui bagagli delle compagnie aeree.
2. Partecipare a programmi fedeltà: le carte di credito e i programmi fedeltà delle compagnie aeree spesso non prevedono addebiti per il bagaglio in eccesso e offrono l’imbarco prioritario gratuito.
3. Pianificare in anticipo: prenota in anticipo per usufruire delle migliori offerte di gruppo su voli e alloggi, con maggiore disponibilità e scelta. Usa app per la pianificazione dei viaggi come Hopper o TripIt per la massima efficienza.
4. Controllare le spese: usa le app di monitoraggio delle spese per individuare le tendenze, monitorare i pagamenti aziendali e identificare le aree di potenziale risparmio.
5. Leggere tutte le clausole: fa le tue ricerche prima di prenotare un hotel. Scopri cosa è incluso nel prezzo o se dovrai pagare un extra per WiFi, colazione e parcheggio. In questo modo potrai confrontare i prezzi in modo più accurato.
6. Acquistare un piano dati prepagato: evita i costi di roaming internazionale e spese aggiuntive per il WiFi acquistando un piano dati prima della partenza. Consulta il fornitore di servizi mobili della tua azienda per scoprire le offerte disponibili e valuta la possibilità di investire in schede SIM locali per i viaggiatori business.
7. Usare una carta senza commissioni per i viaggi: alcune delle migliori carte di viaggio aziendali non prevedono commissioni aggiuntive per le transazioni estere, comprese alcune opzioni delle principali banche.
8. Usare un sistema di gestione dei viaggi: se la tua azienda dispone di uno strumento di prenotazione per viaggi di lavoro, potresti evitare i costi aggiuntivi di prenotazione di terze parti. Piattaforme come Booking.com for Business offrono anche tariffe esclusive per il noleggio auto aziendale, voli e hotel, così sai di ottenere le offerte migliori.

Qual è la maggiore spesa di viaggio per le aziende?

Le spese per i viaggi aziendali comprendono tutti gli acquisti effettuati dai dipendenti durante i viaggi di lavoro. Pertanto, le spese maggiori dipendono dall’itinerario del team. Quando i dipendenti volano a lungo raggio in prima classe per un evento nel fine settimana, il trasporto potrebbe essere la spesa di viaggio maggiore. Per i viaggi di lavoro più vicini a casa, l’alloggio tende a essere la spesa maggiore.

Oltre ai voli e all’alloggio, le spese per i viaggi di lavoro aggiuntive da inserire nella pianificazione finanziaria includono:

• Noleggio auto
• Biglietti ferroviari
• Trasporto pubblico
• Taxi
• Pasti
• Intrattenimento per i clienti
• Quote di iscrizione alle conferenze
• Visti
• *Tariffe telefoni cellulari

Scopri di più sulle spese tipiche per i viaggi di lavoro nella nostra guida per gestire al meglio il budget dei viaggi business.

Qual è il giorno più costoso per viaggiare?

Secondo una ricercala domenica è il giorno più costoso della settimana per volare. Questo è dovuto al ritorno a casa di tutti i viaggiatori del fine settimana, con conseguente aumento della domanda. I costi di trasporto aumenteranno notevolmente anche nei giorni prima e dopo le principali festività, come Natale e Capodanno.

Tieni sotto controllo le spese medie per i viaggi di lavoro

Per creare previsioni per le spese di un viaggio di lavoro, è importante tenere conto di tutti questi costi aggiuntivi nel budget in modo da evitare spiacevoli sorprese.

Le cancellazioni dei voli, le prenotazioni dell’ultimo minuto e i costi dei servizi alberghieri possono far lievitare rapidamente anche il budget più meticolosamente pianificato. Essere consapevoli dei costi nascosti più comuni è il primo passo per gestire i budget di viaggio in modo più efficace ed evitare che le spese crescano fuori controllo.