Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha fornito nuovi chiarimenti sull’obbligo per gli amministratori di società di dotarsi di un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata). Queste nuove disposizioni impongono adempimenti più stringenti per le imprese, con scadenze precise e sanzioni in caso di mancato rispetto. Vediamo nel dettaglio cosa cambia.
Chi è obbligato a dotarsi di un indirizzo PEC?
L’obbligo riguarda tutti gli amministratori delle società, indipendentemente dalla data di iscrizione al Registro delle Imprese. Quindi:
- Le società iscritte PRIMA del 1° gennaio 2025 dovranno comunicare il proprio indirizzo PEC entro il 30 giugno 2025.
- Le nuove società iscritte dal 1° gennaio 2025 in poi dovranno comunicare l’indirizzo PEC contestualmente alla registrazione.
Sono escluse dall’obbligo le società semplici (tranne quelle agricole), le società di mutuo soccorso, i consorzi e le società consortili.
Le reti di impresa devono avere la PEC?
Sì, ma solo se rispettano queste condizioni:
- Devono essere iscritte nella sezione ordinaria del Registro delle Imprese.
- Devono avere personalità giuridica e un fondo comune.
- Devono svolgere un’attività commerciale nei confronti di terzi.
Se queste condizioni non sono soddisfatte, le reti di impresa non sono obbligate a dotarsi di una PEC.
Quali soggetti devono comunicare la PEC?
L’obbligo riguarda tutti gli amministratori delle società, e si estende anche a:
- Liquidatori delle società.
- Altri soggetti con poteri di gestione degli affari sociali, come dirigenti e organizzatori.
Se un’impresa ha più amministratori, ognuno deve avere un proprio indirizzo PEC, separato da quello della società.
Si può usare la PEC della società?
No. Il MIMIT ha chiarito che l’indirizzo PEC dell’amministratore deve essere distinto da quello della società.
Le aziende che in passato hanno usato lo stesso indirizzo per amministratore e società devono regolarizzare la situazione entro il 30 giugno 2025.
Un amministratore con più incarichi può usare la stessa PEC?
Sì. Se un amministratore ricopre lo stesso ruolo in più società, può:
- Usare lo stesso indirizzo PEC per tutte le società.
- Oppure scegliere indirizzi diversi per ciascuna azienda.
Questa scelta è lasciata alla discrezione dell’amministratore.
Costi e tempistiche per la comunicazione della PEC
- La comunicazione dell’indirizzo PEC è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria.
- Se la comunicazione avviene insieme alla registrazione di un atto (come la nomina o il rinnovo dell’amministratore), si applicano le normali tariffe di segreteria.
Sanzioni per mancata comunicazione
Se un’impresa non comunica la PEC dell’amministratore, la Camera di Commercio sospenderà la registrazione di qualsiasi atto, dando un massimo di 30 giorni per rimediare.
Se la PEC non viene fornita entro questo periodo, la richiesta di registrazione sarà rigettata. In caso di mancata comunicazione dell’indirizzo PEC, si applica una sanzione amministrativa che va da 103€ a 1.032€ (art. 2630 del Codice Civile).
Se la comunicazione avviene entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione si riduce a un terzo dell’importo.
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