Coworking, come funziona e quali i vantaggi per aziende e lavoratori

Il coworking è un termine entrato ormai nel linguaggio comune del mondo del lavoro e si tratta di una modalità lavorativa, piuttosto diffusa anche in Italia, un fenomeno che ha visto i primi sviluppi concreti negli Usa dei primi anni 2000. Oggi è un modo di concepire spazio e relazioni professionali molto apprezzato in diverse parti del mondo.

Solitamente, il coworking è scelto da liberi professionisti, freelance e giovani imprenditori e ideatori di startup che svolgono il loro lavoro soprattutto online. L’aumento del lavoro da remoto, comunemente chiamato smart working in Italia, che ha tutt’altro termine nella lingua originale (remote work), ha inoltre dato una nuova spinta alla ricerca di spazi condivisi.

L’Italia, per esempio, secondo Statista è stato il Paese europeo con il maggior numero di lavoratori autonomi – circa 4.400 – nel 2023, seguito da Regno Unito, Francia e Polonia. Questa categoria di professionisti è quella maggiormente interessata alla condivisione di un ufficio.

Se sul territorio nazionale nel 2022 si contavano circa 800 spazi adibiti a coworking soprattutto nelle grandi città, a livello europeo esistono 6.850 spazi condivisi e si stima un aumento del 4,7% nel 2024. Nel mondo, gli uffici condivisi sono 35.000 e si prevede un incremento del 21% entro l’anno.

Con il termine coworking si identifica una modalità lavorativa che implica la condivisione dello spazio di lavoro da parte di più aziende o lavoratori autonomi. L’espressione si può tradurre in italiano come “colavoro” o lavoro in condivisione.

Secondo la definizione Treccani, con coworking si intende: Attività di lavoro caratterizzata dalla compresenza in uno spazio fisico condiviso di più liberi professionisti che collaborano tra di loro anche in remoto, mettendo reciprocamente a disposizione le proprie competenze specifiche; in senso concreto, lo spazio fisico da condividere con altre persone per condurre un’attività lavorativa improntata alla collaborazione.

Due le peculiarità del coworking: la condivisione di uno spazio tra professionisti che svolgono lavori diversi e per differenti società e la collaborazione tra le persone, con la possibilità di creare nuove reti relazionali utili per la propria carriera.

Il primo importante esperimento di coworking a livello globale è stato quello di Brad Neubergm, ingegnere informatico di San Francisco. Nel 2005 aprì il San Francisco Coworking Space, dove lavoratori in diversi settori potevano trovare la loro postazione restando indipendenti.

In realtà, il pioniere – forse anche inconsapevole – di questa modalità di lavoro fu un tedesco, che fondò a Berlino primo pseudo-coworking space, C-Base nel 1995. Il luogo era inizialmente usato da 17 ingegneri informatici come “hackerspace”.

Il funzionamento del coworking è molto semplice per il lavoratore che decide di avere una stanza a disposizione o solo una postazione. Questa modalità, infatti, offre soluzioni flessibili come l’affitto di una singola scrivania dotata di Pc e wifi o di uno spazio adibito a ufficio privato per un periodo di tempo a discrezione del lavoratore.

Chi decide di lavorare in coworking solitamente si affida alle numerose app o ai tanti siti di ricerca dedicati, indicando città e caratteristiche preferite. Una volta individuato lo spazio più adatto alle proprie esigenze, si relaziona direttamente con il gestore del coworking, con il quale stipulerà una sorta di accordo di affitto.

Poche ore, un giorno, settimane o mesi: la postazione o la stanza per ufficio possono essere messe a disposizione per un periodo a scelta. Il costo ovviamente varia in base al periodo di utilizzo e al tipo di spazio preferito, oltre ai servizi annessi offerti come sala relax e da pranzo e uso di attrezzature quali stampanti, telefoni, fax.

Ogni lavoratore che usufruisce della sua scrivania o della stanza paga anche le utenze relative a elettricità, internet, riscaldamento.

Nonostante gliambienti di coworking non siano tutti uguali, la loro organizzazione segue alcune regole standard.

Per poter funzionare ed essere davvero accogliente, infatti, uno spazio per il lavoro condiviso comprende: postazioni con computer e dispositivi d’imput e output; una rete Wi-Fi gratuita; servizi di reception e gestione dei servizi di corrispondenza; telefono fisso aziendale e servizi di segreteria; sale riunioni e sale d’attesa; possibili anche aree svago e cucina e/o bar interno; sistemi di climatizzazione

Per quanto riguarda la tipologia di struttura, si può affermare che la maggior parte degli spazi di lavoro condiviso sono allestiti all’interno di open space, vale a dire locali caratterizzati da un ampissimo spazio comune non suddiviso in stanze indipendenti.

Per un lavoratore autonomo o un’impresa, in particolar modo se si tratta di una realtà giovane e ancora in fase di avviamento, scegliere di condividere lo spazio di lavoro con altre aziende o professionisti presenta una serie di vantaggi: gli uffici sono già allestiti e dotati della strumentazione informatica richiesta per svolgere le attività lavorative; le spese legate alle utenze, alla pulizia e all’affitto sono più basse, dato che vengono ripartite tra i diversi utilizzatori; la condivisione degli spazi di lavoro può favorire nuovi incontri e opportunità professionali; gli orari di apertura e chiusura degli spazi di coworking sono, generalmente, molto flessibili; in alcune strutture sono presenti aree gioco per i figli dei clienti o servizi per la cura degli animali domestici.

Alcuni sondaggi hanno evidenziato che il 47% di lavoratori da remoto è riuscito a vincere la sensazione negativa di solitudine grazie alla scelta di spazi di lavoro condiviso.

Si devono tuttavia evidenziare anche una serie di svantaggi tipici del coworking, che potrebbero costituire un freno alle scelte di business di alcuni soggetti: la privacy e la riservatezza non sono sempre garantite; lo spazio di lavoro potrebbe non essere attrezzato con macchinari o strumenti specifici per una determinata mansione, specie se molto di nicchia; il lavoro di più persone in uno spazio condiviso può costituire un elemento di eccessiva distrazione; il rischio di essere sabotati può essere molto alto se lo spazio di lavoro è utilizzato anche da aziende competitor.

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